Partage et sécurité
Protection des cellules, des feuilles de calcul et des classeurs
Lorsque l'on distribue une feuille de calcul à d'autres personnes, il est possible de protéger les données de certains éléments de la feuille de calcul afin qu'elles ne soient pas modifiées.
Il est également possible de demander aux utilisateurs de fournir un mot de passe pour modifier certaines feuilles de calcul et certains éléments du classeur qui sont protégés.
Il est également possible d'empêcher les utilisateurs de modifier la structure de la feuille de calcul.
Protection des éléments de la feuille de calcul
Lorsqu'on protège une feuille de calcul, toutes les cellules sont verrouillées par défaut. Cela empêche toute modification, suppression ou formatage des données.
On peut toutefois spécifier les éléments modifiables par les utilisateurs. Attention, verrouiller, masquer ou protéger des éléments ne garantit pas la sécurité des informations privées. Excel ne crypte pas les données cachées ou verrouillées. Pour protéger des données sensibles, il est préférable de limiter l'accès aux classeurs en les stockant dans un emplacement sécurisé.
Avant de protéger une feuille, on peut déverrouiller des plages spécifiques pour certains utilisateurs ou pour tous. Lors de la protection, on peut ajouter un mot de passe pour restreindre la modification des éléments déverrouillés. Ce mot de passe permet d'autoriser ou d'interdire les modifications selon les utilisateurs. Cependant, il ne garantit pas une sécurité totale.
Pour protéger une feuille, cliquez sur "Protéger la feuille" dans l'onglet Révision, puis sélectionnez les éléments modifiables. Vous pouvez ajouter un mot de passe si besoin.
Pour protéger des éléments spécifiques, sélectionnez la feuille, puis déverrouillez les cellules ou plages modifiables en désactivant la case "Verrouillé" dans les options de formatage dans l'onglet Accueil.
Pour déverrouiller des éléments graphiques, sélectionnez-les en maintenant CTRL enfoncé, puis cochez les cases "Verrouillé" et "Verrouiller le texte" dans les propriétés. Ensuite, protégez la feuille et choisissez les éléments modifiables.
N'oubliez pas que le mot de passe est facultatif, mais sans lui, n'importe qui peut modifier la feuille. Choisissez un mot de passe facile à retenir, car le perdre rendrait l'accès impossible.
Pour une confidentialité optimale, stockez les classeurs contenant des données sensibles dans un endroit sécurisé. N'oubliez jamais de sécuriser vos informations!
Activer le partage du classeur
Grâce à OneDrive, Excel facilite le partage et la collaboration avec les classeurs. Auparavant, il était possible d'envoyer un fichier en pièce jointe d'un courrier électronique pour le partager avec quelqu'un. Bien que cette approche soit pratique, elle génère également plusieurs copies du même fichier, ce qui peut être difficile à organiser.
Lorsque vous partagez une feuille Excel, vous donnez à d'autres personnes l'accès au même fichier. Cela vous permet, ainsi qu'aux personnes avec lesquelles vous partagez le classeur, de modifier le même document sans avoir à suivre plusieurs versions.
Enregistrer le classeur sur OneDrive.
Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous. Pour un travail ou une académie, sélectionnez OneDrive.
Pour les fichiers privés, sélectionnez OneDrive - Personnel.
Saisissez un nom pour le fichier et sélectionnez Enregistrer.
Une feuille de calcul doit être enregistrée sur OneDrive avant de pouvoir être partagée.
Pour partager une feuille de calcul cliquez sur l'onglet Fichiers, puis cliquez sur Partager.
Pour revenir à la vue normale, cliquez sur Partager Excel, ce qui ouvre le panneau Partager sur le côté droit de la fenêtre. Dans ce panneau, vous pouvez inviter d'autres personnes à partager le document, voir la liste des personnes qui ont accès au document et spécifier si elles peuvent le modifier ou seulement le lire.
Fusionner des classeurs
Lorsque d'autres utilisateurs mettent à jour un classeur partagé et que vous souhaitez comparer les modifications avant de mettre à jour le classeur, vous pouvez utiliser la commande Comparer et fusionner les classeurs.
Cette commande n'est pas disponible avec les autres commandes de classeurs partagés dans l'onglet Révision du groupe Modifications, mais elle peut être ajoutée à la barre d'outils d'accès rapide.
Un classeur partagé ne peut être fusionné qu'avec des copies créées à partir du même classeur partagé. Par conséquent, cette commande ne peut pas être utilisée pour fusionner des classeurs non partagés.
Pour utiliser cette fonction, tous les utilisateurs doivent enregistrer une copie du classeur partagé, avec leurs modifications, sous un nom différent de celui du classeur d'origine. Toutes les copies doivent être stockées dans !e même dossier que l'original.
Voici les étapes :
• Cliquez sur fichier puis cliquez sur Options Excel.
• Cliquez sur Toutes les commandes dans la liste Choisir des commandes, puis sur Comparer et fusionner les classeurs, Ajouter et OK.
• Ouvrez la copie du classeur partagé, puis sélectionnez Comparer et fusionner les classeurs.
• Sélectionnez un classeur à fusionner, puis cliquez sur OK.
• Enregistrez les modifications si nécessaire.
Suivi, acceptation et rejet des modifications apportées aux classeurs
Le suivi des modifications dans Excel est essentiel pour la collaboration. Cette fonction, souvent appelée "mode suivi", permet de visualiser, d'enregistrer et d'annuler les modifications. Elle est étroitement liée à la fonction d'approbation, moins présente dans les versions récentes optimisées pour le travail collaboratif.
Pour activer le suivi, allez dans "Révision" > "Affcher les modifications" > "Mise en évidence des modifications". Une boîte de dialogue permet de configurer les options. L'option "Suivre les modifications pendant l'édition" enregistre les modifications et les signale par une note. Le classeur est automatiquement partagé.
Pour accepter ou refuser les modifications, utilisez le bouton "Accepter/rejeter les modifications" sous "Suivi des modifications" dans l'onglet "Révision".
Sauvegardez la feuille de calcul, puis spécifiez les modifications à réviser (par heure, utilisateur, intervalle). Par défaut, toutes les modifications non vérifiées sont sélectionnées.
Une boîte de dialogue vous guide. Acceptez ou refusez les modifications une par une ou globalement. Refuser une modification restaure l'état précédent de la cellule. Si une cellule a été modifiée plusieurs fois, examinez chaque modification.
Même après approbation ou rejet, les cellules restent marquées jusqu'à la désactivation du suivi.
Pour désactiver le suivi :
Allez dans "Révision" > "Suivi des modifications" > "Mettre en évidence les modifications". Décochez "Suivre les modifications pendant l'édition...".
L'historique est supprimé, sauf si vous l'avez sauvegardé séparément. Dupliquez la feuille "Historique des modifications" si besoin. Notez que l'édition simultanée n'est plus possible après la désactivation.